Sayın Oda Yetkilileri
EmreSign Denetim ve Onay Makamı Kılavuzu

Meslek odaları, dernekler ve birlikler için: başvuru, üye listesi, makam onayı ve ücretlendirme

Sürüm 1.0 · 16.10.2026 · Tüm ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmıştır; gerçek bir kişiye ya da kuruluşa ait bilgi içermez.

Bu kılavuz kimler için?

Bu kılavuz; meslek odası, dernek, birlik gibi kuruluşların EmreSign'e Denetim ve Onay Makamı olarak katılacak yetkilileri içindir. Hesap açmayı, üye listesini hazırlamayı, makamın bir eser tescilinde nasıl rol aldığını ve ücretlendirmeyi adım adım anlatır.

Makamın rolü: "sahipliğe onay"

EmreSign'de iki ayrı kurumsal kimlik vardır:

Özet akış

1. Başvuruyu yapacak kişi bireysel EmreSign hesabı açar.
2. Denetim ve Onay Makamı (ya da "Her ikisi") için kurumsal başvuruyu doldurur, üç belgeyi yükler.
3. Kuruluşun imza sirkülerinde adı geçen imza yetkilileri nitelikli e-imzalarıyla onay verir.
4. EmreSign yöneticisi incelemeyi yapar; hesap açılır.
5. Makamın işlem yetkilileri Kurum Paneli'nden üye listesini hazırlar ve işlemleri yönetir.

Başlamadan önce

Belgeler (PDF, her biri en çok 1 MB)

• Kuruluşun resmî kaydı: Dernek, oda ya da birlik olarak ticaret sicil gazetesi yoksa, kuruluşun kuruluş ve tüzel kişiliğini gösteren resmî kayıt belgesini yükleyin.
• İmza Sirküleri
• Vergi Levhası

Bilgiler

• Kuruluşun ünvanı, Vergi Kimlik No, vergi dairesi ve adresi.
• Her imza yetkilisi için ad soyad, T.C. Kimlik No, cep telefonu ve kuruluşun kendi alan adlı e-posta adresi. Gmail, Hotmail, Outlook, iCloud gibi genel adresler kabul edilmez.

Her imza yetkilisi için

• Nitelikli e-imza kartı ve kart okuyucu.
• EmreSign İmza Aracı (kurulum adımları e-imzalı onay bölümünde).
• Kendi EmreSign hesabı. Başvuru yapacaksanız ana sayfada Kayıt Ol → Kayıt ol ve kurumsal başvuruya devam et düğmesini kullanın (kayıt, e-posta doğrulama ve giriş sonrası başvuru formu otomatik açılır); yalnız imza yetkilisi olarak onay verecekseniz Bireysel Kayıt Ol'u seçin; ayrıntı için Kurum Yetkilileri Kılavuzu'ndaki "Bireysel hesap açma" bölümüne bakın.

Denetim ve Onay Makamı başvurusu

1. Giriş yaptıktan sonra Kayıt Ol sayfasında Kurumsal Başvuru Yap'a tıklayın.
2. Sayfanın üstündeki uyarıyı okuyun: Başvuru, kuruluşun imza sirkülerinde adı geçen kişilerin e-imzalı onayıyla tamamlanır.
3. Hesap türü alanında Denetim ve Onay Makamı'ı seçin.
   • Kuruluşunuz aynı zamanda eserde sahip da olacaksa Her ikisi'ni seçin: iki ayrı hesap açılır; yetkililer, üye listesi ve kredi hesabı her biri için ayrı tutulur. Böylece onay tarafı ile sahiplenen taraf farklı kişilerce yürütülebilir.
4. Kuruluş bilgilerini (ünvan, Vergi Kimlik No, vergi dairesi, adres, telefon, kurumsal e-posta) ve gerekirse fatura bilgilerini girin.
5. İmza yetkisi bölümünde sirkülerinize bakarak tek başına (münferit) ya da müşterek imza seçeneklerinden yalnızca birini seçin. Müşterekte sirkülerde adı geçen en az iki kişiyi girin.
6. Üç belgeyi yükleyin ve Başvur'a tıklayın.

Bu şart yalnız başvuruyu yapan kurumun imza yetkilileri ve işlem yetkilileri içindir; makamın üyeleri için geçerli değildir (bkz. Üye listesi).

Başvurunuz kaydedilince başvuru sayfası açılır; her imza yetkilisinin onay durumunu ve e-posta durumunu buradan izlersiniz. E-posta ulaşmazsa yetkilinin satırındaki Yeniden gönder düğmesiyle yeni bağlantı gönderilir (önceki bağlantı geçersiz olur).

İmza yetkililerinin e-imzalı onayı

Başvuru sonrası her imza yetkilisinin e-postasına kişiye özel bir onay bağlantısı gönderilir. Bağlantı yalnız o kişiye özeldir, 7 gün geçerlidir ve başkasıyla paylaşılmamalıdır.

1. EmreSign İmza Aracı'nı kurun. E-postadaki indirme bağlantısını açın, kurulum dosyasını indirip çalıştırın ve sihirbazın adımlarını izleyin. Kurulumdan sonra aracı açık tutun.
2. Nitelikli e-imza kartınızı takın.
3. E-postadaki onay bağlantısına tıklayın. Giriş sayfası gelirse bu normaldir; kendi EmreSign hesabınızla girin, sayfa sizi onay sayfasına geri getirir.
4. Onay metnini okuyun.
5. "Okudum, kabul ediyorum" kutusunu işaretleyin.
6. E-imza sertifikası listesinde kartınızı seçin (başvuruda adı geçen kişinin kartı ✓ ile işaretli ve seçili gelir).
7. Kart PIN'inizi yazın ve E-imza ile imzala'ya tıklayın. PIN yalnızca kartınıza gider.

Yönetici incelemesi ve sonuç

Tüm imza yetkilileri onay verdikten sonra yönetici; yetkililerin adının ve numarasının sirkülerde bulunduğunu, sirkülerin geçerli olduğunu, müşterek imza şartının sağlandığını ve Vergi Kimlik No ile ünvanın belgelerde tutarlı olduğunu kontrol eder. Sonuç, başvuranın ve imza yetkililerinin e-posta adreslerine bildirilir.

Başvuru reddedilirse e-postada gerekçe, düzeltme süresi ve düzeltme bağlantısı yazar.

Reddedilen başvuruyu düzeltip yeniden gönderme

Reddedilen başvuruyu baştan yazmanız gerekmez. Karardan sonra 7 gün içinde başvurunuzu düzeltip yeniden onaya gönderebilirsiniz:

1. Ret e-postasındaki düzeltme bağlantısına tıklayın ya da Kurumsal Hesap Başvurusu sayfasında Başvurularım listesinden başvuruyu açıp Başvuruyu düzelt ve yeniden gönder'e tıklayın.
2. Sayfanın üstünde ret gerekçesi ve son tarih görünür. Bilgileriniz formda hazır gelir; gerekçedeki eksiği giderin.
3. Belge eksik ya da hatalıysa yalnız o belgeyi yeniden seçin; seçmediğiniz belgeler olduğu gibi kalır.
4. Yeniden onaya gönder'e tıklayın. Başvuru aynı numarayla yeniden yönetici incelemesine girer; önceki ret gerekçesi geçmişte saklanır.

Kurum Paneli ve işlem yetkilileri

Onaydan sonra üst çubukta Kurum Paneli bağlantısı görünür. Makamın panelinde hesap türü "Denetim ve Onay Makamı (sahipliğe onay verir, eser sahibi değildir)" olarak, üye bölümü ise "Üyeler (onaylanacak kişiler)" adıyla görünür; altında makamın sorumluluğunu anlatan bir not yer alır.

Hangi hesapla çalışıyorum? (hesap seçim kutusu)

Üst çubukta bir hesap seçim kutusu bulunur. Kutuda her zaman Kişisel hesabım ve yetkili olduğunuz her hesap listelenir; örneğin Kurum Yetkilisi · ÖRNEK MİMARLIK LTD. ŞTİ. ya da Denetim ve Onay Makamı · ÖRNEK MİMARLIK LTD. ŞTİ.. Aynı firmanın iki hesabı olabilir; rol adı hangisi olduğunu gösterir.

• Kişisel hesabım: işlemler sizin adınıza yapılır ve kredisi kişisel hesabınızdan düşer. Kutu yeşil görünür.
• Rol · kurum: işlemler o kurum adına yapılır; kredi ya da abonelik kurumun hesabına işler. Kutu mavi görünür.

Listeden seçim yaptığınız anda hesap değişir ve aynı sayfada kalırsınız. Kutunun yanındaki rozet, çalıştığınız hesabın durumunu gösterir (kalan kredi ya da son kullanım tarihi). Kurum Paneli'ne üst menüdeki Kurum Paneli düğmesinden girersiniz.

İşlem yetkililerini yönetme

Panelin İşlem Yetkilileri bölümünde makam adına işlem yapabilen kişileri görür, yeni yetkili ekler (hesabı kayıtlı olmalı, kurumsal e-posta gerekir) ya da çıkarırsınız. En çok 5 yetkili olabilir; son yetkili çıkarılamaz. Yetkilileri makam yönetir, EmreSign yöneticisi karışmaz; her değişiklik kimin yaptığıyla birlikte kaydedilir.

Üye listesi: makamın sorumluluk alanı

Makamın üye listesi, tescillerini tasdik edebileceği kişilerdir. Listeyi makam hazırlar ve güncel tutar; listede kayıtlı olmayan kişinin tescili için makam onayı verilemez. Bu nedenle üyelikten ayrılanları listeden çıkarmak ve yeni üyeleri eklemek makamın sorumluluğundadır.

Tek tek üye ekleme

1. Yeni Üye bölümünde T.C. Kimlik No, ad soyad, e-posta ve cep telefonunu yazın.
2. Kaydet'e tıklayın. T.C. Kimlik No (sağlama kuralı), telefon ve e-posta doğrulanır.
3. Düzeltmek için satırdaki Düzenle'yi, listeden çıkarmak için Sil'i kullanın.

Üye e-postası: üyeler makamın çalışanı değil, üçüncü şahıslardır. Bu nedenle üyenin e-posta adresi için kurumsal adres şartı yoktur; Gmail, Hotmail gibi kişisel adresler de kabul edilir. Yalnızca adresin biçimi ve alan adının e-posta alabildiği denetlenir. Kurumsal adres şartı, kurum ve oda yetkilileri ile imza yetkilileri için geçerlidir.

Toplu üye ekleme

Üye sayınız çoksa CSV, XML ya da ZIP dosyası yükleyebilirsiniz.

10000000146;Deniz Aksoy;deniz.aksoy@odaniz.org.tr;5320000077
10000000278;Elif Şahin;elif.sahin@odaniz.org.tr;5320000088

CSV'de ilk sütun T.C. Kimlik No'dur; sonra ad soyad, e-posta ve cep gelir (başlık satırı varsa atlanır). Yükleme sonunda eklenen ve atlanan sayısı ile atlanan satırların nedenleri gösterilir. Aynı numara ikinci kez eklenmez.

Makam onayı nasıl çalışır?

Bir üyenin eser tescilinde makam onayı şöyle işler:

1. Üye, tescili başlatırken hak sahibi listesine Denetim ve Onay Makamı satırı ekler (makamın Vergi Kimlik No'su ve e-posta adresiyle) ve kendi kişi satırını yazar.
2. Sistem başlatma anında şunları denetler:
   • Makam kayıtlı bir Denetim ve Onay Makamı ise listedeki tüm kişi satırları makamın üye listesinde olmalıdır.
   • İşlem kişiselleştirilmiş (e-imzalı) olmalıdır; salt zaman damgasıyla yapılan anonim işlemde makam onayı verilemez.
3. Üye e-imzasıyla tescili başlatır. Sıra gelince makama davet e-postası gider.
4. Makamın yetkilisi davet bağlantısından makamın e-mührüyle imzalar. Gerekiyorsa makamın imza yetkilisi ya da avukatı, şahit olarak e-imzasıyla şahitlik eder.
5. Herkes imzaladığında son hâl delil paketi taraflara iletilir.

Sistemin verdiği iletiler

Üye makamın listesinde değilse tescil başlatılmaz, kredi düşülmez:

E-imzasız (salt zaman damgalı) işlemde makam satırı varsa:

Makam tarafından başlatılan işlemler

Makamın işlem yetkilisi, makam adına çalışırken Eser Sahiplenme sayfasından tescil başlatabilir ve hak sahiplerine davet gönderebilir; makama gelen davetleri de bu bağlamda imzalayabilir. Başlatan hesap, yani makam, tescil bedelini ve davet ettiği her kişi satırı için hak sahibi ekleme bedelini baştan öder.

• Birden fazla hak sahibi varsa eser ve delil paketi süreç tamamlanıncaya kadar sunucuda şifreli tutulur; tamamlandıktan sonra 14 gün içinde (iptalde 3 gün içinde) otomatik silinir. Süreci başlatan olarak bu bilgiyi onay kutusuyla kabul edersiniz ve davet ettiklerinizi bilgilendirmek size aittir.
• Davet edilen kişiler kendi e-postalarına gelen bağlantıdan dosya seçmeden imzalar. Bağlantı, imza tamamlanana ya da süre dolana kadar geçerlidir.
• Süreçlerim sekmesinden kimin imzaladığını izler, süreyi en çok 3 gün uzatır, yeniden davet gönderir ya da süreci iptal edersiniz.

Hesap modu, kredi ve ücretlendirme

Makamın hesabı iki moddan yalnız birinde çalışır. İkisi birbirine karışmaz. Hangi modda olduğunuzu Kurum Paneli'nde ve makam adına çalışırken üst çubukta görürsünüz.

Sınırsız modda "kredi-eşdeğeri" nedir?

Kredi düşülmez; ancak makamın ne kadar kullandığını görebilmesi için her işlem, fiyat listesindeki standart tutarıyla kredi-eşdeğeri olarak kullanım özetine yazılır. Kurum Paneli'nde, örneğin, "Bu dönem: 120 kredi-eşdeğeri kullanım, hiçbiri düşülmedi" görürsünüz. Bu tutar ödenecek bir borç değildir; yalnızca bilgidir.

Süre dolunca ya da kredi bitince ne olur?

• Sınırsız hesapta süre dolarsa makam adına yapılan işlemler durur ve ileti nedenini yazar: "Sınırsız abonelik süresi … TSİ tarihinde doldu: … işlemler durduruldu. … yenilettirin". Sistem kendiliğinden kredi hesabına geçmez ve kredi düşmez.
• Kredili hesapta kredi biterse işlem yapılamaz; ileti "Kredili hesap: kredi bitti … Kredi yüklenmesi için EmreSign ile iletişime geçin" der.
• Bu durumda yalnız makam adına yapılan işlemler durur. Kişisel hesabınızla yaptığınız işlemler etkilenmez; hesap seçim kutusundan Kişisel hesabım'ı seçerek devam edebilirsiniz.
• Son kullanım günü o günün sonuna (23:59 TSİ) kadar geçerlidir.

• Makam adına yapılan her işlem makam hesabına işler. Makamın, işlemde aracılık ve onay verdiği üyesine faturalandırma yapıp yapmaması ya da rücu etmesi makam ile üyesi arasındaki bir ilişkidir; EmreSign bu ilişkiye taraf değildir.
• Makamın imzası, davetli olarak imzalarken de makamın kendi hesabı üzerinden işlenir. Hesap Kredili ise yeterli kredi bulunmalıdır; yetersizse (ya da Sınırsız hesapta süre dolmuşsa) imza eklenmez, ileti nedenini yazar ve makamın işlem yetkilisine başvurulmasını söyler; sorun giderildikten sonra aynı bağlantıyla yeniden denenebilir.

Sık karşılaşılan durumlar

Üyelerinize anlatım örneği

Aşağıdaki metin, makamınızın üyelerine e-posta, duyuru ya da üye bilgilendirme sayfası yoluyla gönderebileceği bir anlatım örneğidir. Kuruluşunuzun adına, iletişim bilgilerine ve uygulamasına göre uyarlayabilirsiniz.

Örnek e-posta metni

Üyelerinize kısa bilgilendirme sayfası için maddeler

1. Neden onay? Odanın onayı, eser sahipliğinizin mesleki bir kuruluşça tasdik edildiğini gösterir.
2. Kimler yararlanır? Yalnızca odanın üye listesinde kayıtlı üyeler.
3. Ne gerekir? Nitelikli e-imza kartı, EmreSign hesabı, İmza Aracı.
4. Nasıl yapılır? Tescili e-imzanızla başlatın, hak sahibi listesine odayı ekleyin, davet gelince oda imzalar.
5. Maliyeti nedir? Tescil bedelini tescili başlatan öder; odanın onay işleminin ücreti odanın hesabından düşer.
6. Sorun olursa? Oda iletişim bilgisi ve "Üye listemde kayıtlı mıyım?" bilgisi.

Verileriniz ve sorumluluklar

• Belgeleriniz: Yüklediğiniz üç PDF şifreli saklanır, yalnızca yönetici inceler ve onaylanan başvuruda karardan 90 gün sonra, reddedilen başvuruda düzeltme süresi (7 gün) dolunca silinir.
• Onay kayıtları: E-imza, zaman damgası ve onay metninin özeti ispat amacıyla kayıtlı tutulur.
• Üye listesi: Listenin doğruluğu, güncelliği ve üyelerin kişisel verilerinin işlenmesi makamın sorumluluğundadır; yönetici listeye karışmaz.
• Kişisel veriler: İşleme amacı, hukuki sebep ve saklama süreleri KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır.